小老百姓的財經觀察

2008年12月19日星期五

[Excel小撇步] 列印的一些觀念 III

https://mymoneylook.blogspot.com/2008/12/excel-iii.html

4. 設定幾頁寬、幾頁高

上面提到【調整列印範圍】把列印資料調整到同一頁寬以節省紙張及方便閱讀，可是如果超出頁寬的資料太多，僅用【調整列印範圍】的方法是無法完全滿足的，這裡提供第二個方法，【設定幾頁寬、幾頁高】。

設定【幾頁寬、幾頁高】前要先留意預覽列印時的總頁數，以下面的例子，預覽列印時顯示總共有６頁，但是有一半的頁數為超出的頁面，所以實際頁數應該只有 3頁(=6/2)，所以會設定成１頁寬及３頁高。原則上都是設計成１頁寬。

設定時，在功能表上選【檔案】→【版面設定】→ 切換到【頁面】頁簽 → 點選【調整成頁寬頁高】，然後填入【１】頁寬、【３】頁高 → 按【確定】鈕完成。

完成後可以看到原本超出頁面的兩個欄位已經縮到同一頁面了，總頁數也可以看得出來是３頁。

5. 調整百分比設定 → 建議再調小1～2%最為穩定

這裡有個問題，當你設定好１頁寬、幾頁高之後，有時候列印出來並不一定會如你所願的可以列印全部資料在你所規定的頁數裡，這也許是 Excel 的 Bug。要解決這個問題需要再調整列印百分比，一般建議要再縮小1～２%。

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延伸閱讀：
[Excel小撇步] 快速調整【最適欄寬】的方法
 Excel小撇步整理

2008年12月17日星期三

[Excel小撇步] 列印的一些觀念 II

https://mymoneylook.blogspot.com/2008/12/excel-ii.html

…續前一篇

3. 設定列印邊界

這是很討厭的一件事，由於列印的資料稍微超出了列印範圍，所以會有一欄資料被列印到另外一頁，這樣子不但浪費紙張，而且閱讀起來也不連貫。

像這一類的問題，可以有幾種方法可以克服。

方法一，是稍微調整一下【列印邊界】，讓頁面可以容納超出的那一欄。

從功能表上選【檔案】→【預覽列印】→ 點選【邊界(M)】按鈕 → 用滑鼠把列印邊界線拖曳向左右邊 → 原來列印在另一頁的資料已經出現在同一頁了。

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延伸閱讀：
[Excel小撇步] 快速調整【最適欄寬】的方法
 Excel小撇步整理

[Excel小撇步] 列印的一些觀念 I

https://mymoneylook.blogspot.com/2008/12/excel-i.html

Excel 報表列印人人會，但如何列印出一份美觀、簡潔又解省紙張的 Excel 報表，可能就需要一點功力了，這裡將個人的心得與大家分享。

Excel 列印前有幾個動作要先設定：

把欄位調整至最適欄寬。
設定列印文件水平置中。
設定列印邊界。
設定幾頁寬、幾頁高。
調整百分比設定。

1. 把欄位調整至最適欄寬。

調整最適欄寬可以參考這篇文章。快速調整【最適欄寬】的方法
列印時最怕有些欄寬調整不當而出現【＃】號，有時明明在 Excel畫面下檢查，所有的數值都可以正常顯示，但到了列印出來或是【預覽列印】時就變成【＃】。

2. 設定列印文件水平置中

參考下面兩份同樣的文件，左邊的文件靠左對齊，右邊的文件為水平置中，相信大部分的人都會認為右邊的文件看起來比較舒服。

設定水平置中時，在功能表上選【檔案】→【版面設定】→ 切換到【邊界】頁籤 → 勾選【水平置中】→ 按【確定】即可。
另外也可以從功能表上選【檔案】→【預覽列印】→ 點選【設定】按鈕。